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关于做好2018届毕业生档案整理发送工作的通知

发布时间:2018-05-14   浏览次数:0

各学院:

为做好2018届毕业生档案整理发送工作,现将有关事项通知如下:

一、2018届毕业生档案的有关政策:

1、随着毕业生就业形式的多样化,今年毕业生档案的发送原则:①尊重学生意愿,实行人性化管理,按学生意愿发送档案。②档案发送地与就业派遣方案可以不一致。③派发到河北省(石家庄)人才市场的,由各学院直接交人才市场。④毕业生想自带档案的,在学院办理,学生签字,学院做好登记。⑤河北省师范类专业毕业生档案发送到地市教育局,非师范专业毕业生档案发送到地市人事局,外省毕业生档案最好自带或邮寄发送。⑥学生须知道自己的档案去向。

2、档案发送方式为三种:邮寄、转递、留校。河北省规定:不能以机要形式发送。邮寄是中国邮政集团特快专递办理,中国邮政集团规定:邮寄学生档案需提供学生详细信息:收件人姓名、收件人地址、收件人电话。邮政EMS面单填写要求:字迹清晰、工整、加重填写,保证留存联清楚。寄递邮件查询:一年内查询有效,毕业生要随时跟踪自己档案。转递是我校派人将档案送到我省的各地市。转递的档案发送地址写到XXX地市教育局或人事局即可。

3、档案留存到我校的毕业生,按规定时间凭身份证领取档案。暑假期间,教务处安排每周二、周四在行政楼B116室有人值班负责档案事宜,其它正常上班时间均可办理。学校保留其档案至2010年5月底。

4、因各种原因延期毕业学生的档案转交下一届辅导员;

5、对于退学、死亡等学生的档案,无寄往单位的,交教务处保存。

6、因特殊情况急需档案的学生,如果用人单位(或考研院校)允许,在保证安全的情况下,可以自己将档案带到用人单位。

7、我校6月30日前将毕业生档案发送完毕。届时邮寄档案的毕业生跟踪自己档案。

二、根据《河北师范大学本、专科学生档案管理暂行规定》,2018届毕业生档案归档材料范围:

1、入学时转来的原始档案;

2、学籍表(填好后,以学院为单位,到行政楼B118室加盖“河北师范大学学籍管理专用章”方有效)

3、立功受奖核批表;

4、奖学金及各项评优核批表;

5、处分核批表及处分解除表;

6、入党积极分子登记表;

7、入党志愿书、入党申请、转正申请、政审材料、入党综合考察材料(注:留存学校且未转正党员的入党材料不装入档案袋,由学院密封后交由学生本人带往组织关系转入地。);

8、学生历年成绩表;

9、教育(顶岗)实习鉴定表;

10、毕业生登记表;

11、毕业生体检表;

12、毕业生鉴定表;

13、学士学位评定书

14、毕业生就业报到证(白页)。  

三、关于2018届毕业生档案整理工作的几点要求:

1、各学院要指定专人负责毕业生档案整理工作,并向毕业生宣传档案管理的有关政策。

2、毕业生档案须统一使用《河北师范大学学生档案袋》,用《河北师范大学学生档案专用密封签》密封,密封后盖学院章。封皮由学生自己填写,要求字迹清楚无误,学院负责审核。

学生填写档案袋封皮时应注意:(1)“生源地”是指学生入大学前户籍所在地。(2)“就业单位”是指2018年6月16日前学生已签约并落实了的就业单位,单位名称应准确无误。未落实就业单位的学生,不要填写,保留空白即可。(3)“档案发送地址”是指学生已落实的就业单位、考研录取学校档案的接收地址。(4)邮政编码、联系电话是指档案接收地。

3、材料入档时,各学院应严格按照河北师范大学2018届毕业生档案归档材料要求,认真核对材料内容并在档案袋背面档案材料目录做好标记。“目录”栏内未列入但需存档的材料,要在“目录”栏内手工填写清楚。

4、5月25日前各学院将邮寄的档案数量电话上报到学历学位管理岗80789719.

5、各学院将上交教务处整理好的档案分三类:邮寄的档案、转递的档案、留校的毕业生档案。6月19日交到学历学

位管理办公室,相应的学生名单,按附件1格式打印,一式两份,一份由教务处验收签字后学院留存,一份交教务处学历学位管理室。同时将名单以EXCEL表的格式将电子档文件发到教务处学历学位管理室邮箱:xlxw@mail.hebtu.edu.cn。

6、请各学院严格按照以上要求做好2018届毕业生档案整理工作。


  附件1:河北师范大学2018届毕业生档案发送情况登记表



                                                                             河北师范大学教务处

                                                                              2018年 5月 14日